Tổng đài ảo thay đổi mô hình kinh doanh truyền thống, phức tạp trước đây. Và cũng là xu hướng các doanh nghiệp đang tin dùng. Vậy việc lắp đặt và sử dụng chúng có đắt đỏ, tốn nhiều thời gian không? Câu trả lời là không hề tốn nhiều chi phí nhé! Ngược lại, chúng lại vô cùng tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Đồng thời, lại mang hiệu quả cao trong công việc chăm sóc khách hàng. Thế, hãy cùng Tuctak chỉ ra cụ thể về lắp đặt tổng đài ảo dưới bài viết dưới đây.

Hệ thống lắp đặt tổng đài ảo

Tìm hiểu về tổng đài ảo

Tổng đài ảo chính là hệ thống chăm sóc khách hàng qua điện thoại. Cho phép doanh nghiệp sử dụng đầy đủ tính năng thông minh như một tổng đài thực sự. Không những thế, ở tổng đài điện thoại được tích hợp nhiều hệ thống CRM, AI. Tạo một mạng lưới làm việc có hệ thống và giao diện thân thiện đến người dùng. Nhờ vào tổng đài ảo, mọi chi phí và đánh giá công việc đều được tối ưu hoá. Đem đến dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và hài lòng nhất.

Lợi ích lắp đặt tổng đài ảo

Lượt tiếp cận khách hàng tăng đáng kể. Cùng với đội ngũ nhân chăm sóc khách hàng riêng biệt. Cũng như, dễ dàng đánh giá chất lượng cuộc gọi và tìm ra các vấn đề. Khách hàng luôn thích sự nhanh chóng và phản hồi thắc mắc sớm. Chính vì vậy, tổng đài ảo sẽ giúp bạn xử lý các tình huống khó. Đặc biệt, với lượng cuộc gọi đến và đi trong doanh nghiệp là rất lớn. Do đó, việc lắp đặt tổng đài ảo cho phép tự động lưu trữ thông tin khách hàng hằng ngày. Bên cạnh đó, tổng đài hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm tối đa chi phí. Miễn phí các gói cước nội bộ và phí cước thấp với mạng quốc tế. Hệ thống linh hoạt, mở rộng với các phần mềm trong doanh nghiệp.

Quy trình lắp đặt tổng đài ảo

Quy trình và thời gian lắp đặt

Khác với lắp đặt mạng Internet, điện thoại truyền thống, phải mất lên đến vài ngày vài tuần. Còn với tổng đài ảo, thời gian lắp đặt cực nhanh chỉ  trong khoảng 1 tiếng đồng hồ. Quy trình lắp đặt tổng đài ảo lại rất đơn giản. Tránh tình trạng nhân viên và khách hàng phải trì hoãn. Không những thế, hãy tìm hiểu thật kỹ về tổng đài ảo với các chức năng ứng dụng đi kèm trước khi quyết định lắp đặt.

Bước 1: Chọn lựa nhà mạng phù hợp chi phí và uy tín với doanh nghiệp. Và tìm hiểu về các tính năng hỗ trợ trong ứng dụng. Liên hệ với bảng giá và trao đổi với nhà cung cấp.

Bước 2: Tiếp theo, bạn cần lựa chọn đầu số cho doanh nghiệp. Các đầu số thường liên quan đến nơi doanh nghiệp đang hoạt động như 1900/1800/ 024/028/..Và quyết định đầu số cũng khá quan trọng, bởi đây cũng là một phần thể hiện sự chuyên nghiệp đến thương hiệu của bạn.

Bước 3: Lên kịch bản riêng cho doanh nghiệp của bạn. Hãy tìm ra những câu chào/ lời mở đầu thật ấn tượng với khách hàng. Sau đó, phân chia đến các bộ phận chăm sóc trong doanh nghiệp.

Bước 4: Kích hoạt dịch vụ và hướng dẫn sử dụng. Tại đây, nhà cung cấp mạng sẽ tiến hành lắp đặt tổng đài dựa trên những yêu cầu của bạn. Bàn giao và hoàn tất hướng dẫn tất cả tính năng trong hệ thống.

Hướng dẫn sử dụng tổng đài ảo

Vài điều lưu ý khi lắp đặt tổng đài 

Để đảm bảo quyền lợi sử dụng và hiệu quả tối đa hoạt động. Doanh nghiệp cần lưu ý trước khi lắp đặt tổng đài ảo.

-Thống kê trung bình số lượng người dùng

-Lựa chọn nhà cung cấp có tính năng phù hợp với mô hình doanh nghiệp.

-Giá cước phí có nhiều ưu đãi cho doanh nghiệp

-Tìm hiểu về các dịch vụ, tính năng hỗ trợ phụ như dịch vụ bảo hành, chi phí cuộc thoại, cam kết hợp đồng, khắc phục sửa chữa sự cố 24/7,..

-Lựa chọn nhà cung cấp mạng có độ uy tín cao, được nhiều người sử dụng

Kết luận

Hiệu quả cao, chi phí thấp, vậy tại sao ta không lắp đặt tổng đài ảo nhỉ? Đây chính là giải pháp tuyệt vời cho các doanh nghiệp muốn tìm kiếm khách hàng tiềm năng mà giá cả lại thấp. Tự hào là nhà cung cấp tổng đài ảo, Tuctak đảm bảo sẽ đem đến trải nghiệm dịch vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả nhất. Hãy liên hệ ngay đến dịch vụ tổng đài Tuctak nhé!

Quy trình và thời gian lắp đặt tổng đài ảo
Chuyển lên trên