Quản lý thông tin khách hàng luôn là vấn đề nan giải của các doanh nghiệp. Và nhờ ứng dụng Ticket online trong tổng đài ảo mà từ đây việc chăm sóc khách hàng đơn giản hơn rất nhiều. Bởi sự tiện ích và tính khách quan của ticket, đã làm thay đổi tích cực các doanh nghiệp. Cùng Tuctak giới thiệu về tính năng nổi trội này và cách sử dụng chúng nhé!

Alt: Ticket online chăm sóc khách hàng

Tìm hiểu về ticket online

Ticket online hay còn gọi là phiếu ghi, là danh sách ghi lại những vấn đề cần giải quyết hỗ trợ từ phía khách hàng. Hệ thống giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến trình, và đưa ra các xử lý vấn đề nhanh nhất. Với mỗi cuộc gọi, tin nhắn từ khách hàng đến thì bên hệ thống sẽ tạo ra một phiếu ghi đầy đủ về nhu cầu, vấn đề phát sinh. Từ đó, người quản lý chỉ cần xem lại và đánh giá cuộc gọi.

Một phiếu ghi cơ bản bao gồm những gì?

 Là những thông tin chi tiết khách hàng, xu hướng khách hàng đang hướng tới, nội dung cuộc gọi,… Ngoài ra, tính năng API tích hợp với ticket từ CMR sang các phần mềm quản lý khác. Điều đó đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý dữ liệu.

Ứng dụng tích hợp CRM

Cách thiết lập ticket online

-Tạo thủ công: nhân viên chọn nút tạo phiếu ghi -> nhập đầy đủ thông tin khách hàng

-Tạo tự động: Hệ thống phần mềm tổng đài chăm sóc khách hàng được tích hợp tính năng CRM.

Vì vậy, khi có khách hàng tương tác, hệ thống lập tức tạo phiếu ghi. Bao gồm cuộc gọi đến, tin nhắn qua các phương tiện Internet liên hệ với doanh nghiệp. Đồng thời, gồm những cuộc liên hệ từ nhân viên doanh nghiệp đến khách hàng. 

Cài đặt ticket online

Sử dụng ticket như thế nào?

Ticket online gồm có 3 phần chính: 

Phần 1: Thông tin cơ bản tình trạng phiếu ghi

Nhân viên sẽ trực tiếp chỉnh sửa và điền thông tin trong phiếu ghi. Từ đó theo dõi tình trạng phiếu ghi, xử lý những vấn đề khách hàng gặp phải.

Phần 2: Nội dung phiếu ghi

Điểm cộng là giao diện tính năng cực kỳ thân thiện. Nhân viên chỉ cần đánh giá những ghi chú qua các cuộc gọi, thời gian, đoạn chat, nhu cầu khách hàng. Điều đặc biệt hơn, là hệ thống tổng đài sẽ lắp đặt tính năng nhắc nhở công việc tự động. Cũng như nhân viên có thể soạn thảo nội dung tin nhắn, trả lời và giải đáp thắc mắc khách hàng bất kỳ lúc nào.

Phần 3: Thông tin liên hệ khách hàng

Tại đây, ứng dụng sẽ đưa tất cả thông tin liên quan đến khách hàng. Cho phép nhân viên cập nhật, chỉnh sửa các thông tin cơ bản về họ tên, số điện thoại, địa chỉ,… Ngoài ra, còn có thể phân loại khách hàng, xu hướng khách hàng đang hướng tới nhanh nhất. Hệ thống cho phép nhân viên theo dõi và tạo những ticket con. Đó là những phần việc nhỏ hơn trong công việc. Giúp nhân viên quản lý và trao đổi nhanh chóng với các phòng ban khác.

Quy trình ứng dụng phiếu ghi

Ticket tự động

Tính năng tự động ticket online hỗ trợ doanh nghiệp chia đều việc cho nhân viên. Với cách thức hoạt động như sau: Khi nhận được thông báo từ khách hàng tạo tài khoản -> Hệ thống lập tức tự ghi phiếu thông tin khách hàng -> Ticket online sẽ phân việc cho mỗi nhân viên chăm sóc hay telesales.

Ở mỗi phiếu ghi được cập nhật thông tin mới về tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, email, lượt tìm kiếm sản phẩm,.. Sau đó, nhân viên chăm sóc khách hàng nhìn vào phiếu để nắm bắt trạng thái phiếu. Và đưa ra các giải đáp và tư vấn mọi thông tin khách hàng đang quan tâm. Nhân viên thậm chí có thể gọi điện, nhắn tin trao đổi trực tiếp với khách hàng qua tổng đài ảo.

Trong ticket online luôn có phần ghi chú cho nhân viên ghi chép lại khi nhận cuộc gọi mới. Ứng dụng còn ghi âm cuộc thoại, cài tác vụ nhắc nhở nhân viên về tình trạng khách hàng. Hệ thống sẽ phân ra hai trạng thái khách hàng. “Đang xử lý” dành cho khách hàng tiềm năng và có nhu cầu tìm đến sản phẩm. “Đã đóng” dành cho những khách hàng không còn quan tâm đến sản phẩm nữa.

Chính nhờ vào ticket online tự động, các nhân viên chăm sóc khách hàng làm việc dễ dàng và có hệ thống hơn. Qua đó, tiến độ công việc sẽ rút ngắn thời gian rất nhiều so với trước đây.

Kết bài

Ticket online chính là ứng dụng tuyệt vời giúp cho tác vụ quản lý trở nên chủ động hơn. Nếu bạn đang gặp vấn đề chăm sóc khách hàng thì hãy liên hệ ngay tới chúng tớ nhé! Tuctak sẽ đem đến cho bạn một trải nghiệm tối ưu và hiệu quả nhất!

Quản lý thông tin khách hàng hiệu quả nhờ ticket online
Chuyển lên trên