Gần đây dịch vụ chăm sóc khách hàng qua điện thoại cực kỳ phổ biến. Thế những, bạn chỉ có 10 giây đầu để thu hút sự quan tâm của khách hàng về dịch vụ mình. Vậy để tạo ấn tượng, doanh nghiệp cần có những lưu ý và các kỹ năng nào trong trả lời điện thoại. Hãy cùng Tuctak đi tìm hiểu 8 điều cần có trong cuộc gọi khách hàng nhé!

Trả lời điện thoại gây ấn tượng khách hàng

1.Tạo cuộc gọi thương hiệu

Để gây ấn tượng và nhớ đến tên thương hiệu doanh nghiệp qua điện thoại. Đó là hiển thị tên thương hiệu lên trên điện thoại khách hàng. Đồng thời, đừng quên câu cửa miệng với tên doanh nghiệp của mình nhé! Đây là cách mà giúp khách hàng dễ dàng nhận diện thương hiệu. Cũng như thể hiện sự chuyên nghiệp, uy tín với khách hàng đang quan tâm sản phẩm. 

Điều này còn giúp khách hàng cảm thấy được tôn trọng và gây thiện cảm. Cũng như, tỷ lệ nhấc máy cũng cao hơn khi khách hàng biết ai đang gọi tới. Và với cách này, nhân viên trả lời điện thoại trở nên thuyết phục và trao đổi sản phẩm với khách hàng có hiệu quả hơn rất nhiều.

2.Luôn phản hồi khách hàng

Hãy đảm bảo rằng bạn không phải bỏ lỡ bất kỳ cuộc gọi khách hàng nào. Và không để khách hàng phải chờ đợi sự phản hồi. Vì có thể đó là khách hàng tiềm năng của bạn. Để tránh sự thiếu sót các cuộc gọi, bạn nên lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo cho doanh nghiệp. Tại đây, tổng đài ảo có nhiều tính năng thông minh như AI, CRM,.. Hỗ trợ trả lời điện thoại khách hàng 24/24. Đặc biệt hơn là tính năng sẽ ghi âm cuộc thoại và nội dung thông tin về khách hàng. Đây quả là giải pháp tiện ích, giúp nhân viên chăm sóc đơn giản hoá các tác vụ trong cuộc gọi.

3.Năng lượng tinh thần

Thật vậy, nhân viên chăm sóc khách hàng cần truyền năng lượng tích cực đến khách hàng. Điều đó, làm cho khách hàng hứng khởi hơn với cuộc thoại với doanh nghiệp. Giọng nói rõ ràng và luôn có năng lượng tích cực trong đó. Bạn phải biết tạo bầu không khí vui tươi, dẫn dắt người khách qua những câu chuyện sản phẩm. Hãy làm cho người gọi cảm nhận được tinh thần và nụ cười của bạn. Việc nở nụ cười thể hiện sự thân thiện, nhiệt tình. Và chính điều đó, đem đến nguồn động lực để bạn bắt đầu một cuộc trò chuyện. Tất nhiên là khách hàng sẽ vô cùng hài lòng và hứng khởi hơn khi nghe cuộc gọi từ doanh nghiệp.

Tinh thần tích cực với khách hàng

4.Đặt lịch hẹn tin nhắn

Bạn sẽ không muốn để khách hàng phải chờ đợi để giải đáp thắc mắc, vấn đề gặp phải. Và để tránh trường hợp bỏ lỡ tin nhắn,cuộc gọi. Hãy thiết lập ngay lịch hẹn trên tổng đài ảo. Tổng đài điện thoại hỗ trợ bạn đặt lịch hẹn ngay sau cuộc gọi với khách hàng. Nhờ tính năng này, bạn và khách hàng có thể trao đổi cuộc gọi lúc nào trong tuần.

5.Lắng nghe và tiếp nhận ý kiến

Hãy là một người biết lắng nghe và tiếp nhận ý kiến tích cực hay cả tiêu cực. Nhân viên chăm sóc khách hàng cần có tính kiên nhẫn khi khách nói khá dài. Thế nhưng, bạn vẫn nên lắng nghe và trao đổi với họ. Không được ngắt lời họ và hãy xem qua thông tin và vấn đề khách hàng gặp phải. Từ đây, bạn có thể vừa lắng nghe vừa dẫn dắt họ đi vào đúng vấn đề một cách khéo léo.

Tạo kết nối với khách hàng

6.Giữ liên lạc khách hàng

Cách tạo sự khác biệt với khách hàng là xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng. Bởi lẽ, các doanh nghiệp khác có thể có sản phẩm tương tự bạn. Nhưng không thể có trải nghiệm dịch vụ như bạn. Chính vì thế, hãy kết nối nhiều hơn với khách hàng và có nhiều câu chuyện thân thiết với nhau hơn.

7. Tập trung sử dụng ngôn ngữ tích cực

Nhân viên chăm sóc phải luôn sử dụng từ ngữ mang hướng tích cực. Thay vì dùng những từ ngữ phủ định thì hãy dùng từ khẳng định trong câu. Cũng như cụm từ “không thể” thì hãy nói là “ hết sức có thể”. Hay “xin lỗi vì sự chậm trễ” thì hãy dùng “ cảm ơn vì sự kiên nhẫn của bạn”. Chỉ với những thay đổi nhỏ này, sẽ tạo cảm giác khách hàng yên tâm hơn, dễ chịu với tình huống gặp phải. Trước mỗi lần trả lời điện thoại, hãy tập điều chỉnh và sử dụng từ ngữ tích cực trong cuộc trò chuyện với khách hàng.

Sử dụng ngôn từ tích cực với khách hàng

8.Giải đáp mọi thắc mắc từ khách hàng

Hãy là một nhân viên chăm sóc khách hàng luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng. Luôn cố gắng tìm hiểu vấn đề mà khách hàng đang gặp phải. Hay thậm chí bạn không thể cung cấp thêm những thông tin mà họ tìm kiếm. Bạn hãy cố gắng tìm giải pháp khác để có thể đưa ra câu trả lời điện thoại thoả mãn cả hai bên. Nếu trường hợp bạn không thể giải quyết, bạn nên tìm quản lý của mình và xin lời khuyên. Từ đó, bạn đưa ra lời khuyên khách quan nhất đến khách hàng, hay giới thiệu một sản phẩm khác với tương ứng yêu cầu đó. Đây chính là điểm cộng tuyệt đối với khách hàng, vì bạn nhiệt tình giúp đỡ họ. Khách hàng cũng sẽ ấn tượng với dịch vụ chăm sóc khách hàng của bạn đấy!

Kết bài:

Vậy, hãy tạo ấn tượng mạnh với khách hàng trong những kỹ năng trả lời điện thoại trên. Chắc chắn, khách hàng sẽ nhớ đến thương hiệu và thích thú với trải nghiệm của bạn. Nếu như bạn đang tìm kiếm về dịch vụ tổng đài ảo, thì đừng ngần ngại liên hệ với Tuctak chúng mình nhé! Tụi mình hứa hẹn sẽ đem đến những dịch vụ khách hàng tốt nhất tại doanh nghiệp bạn.

8 tips trả lời điện thoại gây ấn tượng với khách hàng
Chuyển lên trên