Ngày nay, doanh nghiệp nào hầu như cũng đều cần đến tổng đài chăm sóc khách hàng. Đây là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp tiếp cận và liên kết chặt chẽ với khách hàng hơn. Cùng TucTak tìm hiểu 7 bước đơn giản chuyển đổi số tổng đài chăm sóc khách hàng mà mọi doanh nghiệp đều cần biết.

Chuyển đổi số tổng đài là gì?

Thông thường các cửa hàng thường dùng luôn số điện thoại di động để làm số liên lạc với khách hàng. Khi nhu cầu nghe – gọi với khách tăng lên thì lại mua thêm một số mới. Điều này vô cũng bất cập và gây nhiều khó khăn. Sim di động sẽ có những hạn chế như: chỉ thực hiện nghe – gọi duy nhất một cuộc trong cùng một thời gian, không quản lý được số lượng cuộc gọi trong ngày, khách gọi vào thường hay gặp máy bận, khó thống kê Data. Với các doanh nghiệp, việc sử dụng số hotline chăm sóc khách hàng như 1900,  1800, điện thoại bàn, vô hình chung gây trở ngại khi tiếp xúc với khách, tỉ lệ nhận cuộc gọi của khách vô cùng thấp. 

Tổng đài di động chăm sóc khách hàng

Để giải quyết những vấn đề trên, việc chuyển đổi số tổng đài sang tổng đài di động là vô cũng cần thiết. Tổng đài di động sử dụng số điện thoại di động làm số hotline và sở hữu  những tính năng như tổng đài cố định thông thường. Chủ doanh nghiệp có thể quản lý cuộc gọi một cách dễ dàng. 

Tổng đài di động giúp doanh nghiệp quản lý và chăm sóc khách hàng tốt hơn

7 bước chuyển đổi số tổng đài chăm sóc khách hàng

Sau đây là 7 bước giúp bạn chuyển đổi số tổng đài đơn giản, dễ thực hiện.

Bước 1: Đảm bảo số điện thoại của bạn là số điện thoại di động

Bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần lưu ý là kiểm tra số điện thoại có đủ điều kiện chuyển sang sử dụng tổng đài di động hay không. Thông thường, các nhà cung cấp dịch vụ chuyển đối số tổng đài đều có sẵn công cụ kiểm tra cho công đoạn này.

Khi quyết định chuyển đổi số, doanh nghiệp cũng nên lưu ý các điều khoản trong hợp đồng với phía nhà cung cấp. Điều này để đảm bảo mình không bị bắt buộc phải sử dụng dịch vụ lâu dài, tránh trường hợp phải trả khoản tiền phạt trong trường hợp muốn chấm dứt hợp đồng sớm.

Bước 2: Đảm bảo điện thoại còn hoạt động trước khi chuyển đổi

Sau khi hoàn thành bước 1, doanh nghiệp đừng vội hủy gói điện thoại với nhà cung cấp hiện tại. Thay vào đó, hãy chờ đến khi quy trình chuyển số được hoàn thành. Mục đích của việc làm này là giúp doanh nghiệp không bị mất số điện thoại trước khi thực hiện chuyển đổi số tổng đài.

Bước 3: Lưu giữ bản sao hóa đơn điện thoại gần đây nhất

Hóa đơn điện thoại là nơi chứa tất cả thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình xử lý yêu cầu chuyển số điện thoại di động hiện tại của doanh nghiệp. Hóa đơn sẽ bao gồm các dịch vụ được mua, địa chỉ dịch vụ, các số được liên kết với tài khoản, chi tiết tài khoản chính và số điện thoại thanh toán.

Việc xác định số điện thoại thanh toán đóng vai trò rất quan trọng. Bởi lẽ nó có chức năng định danh tài khoản của doanh nghiệp, được nhà cung cấp sử dụng cho mục đích thanh toán. Nó còn được sử dụng làm điểm tham chiếu cho việc quản lý tất cả các dịch vụ. 

Bước 4: Liên lạc với nhà cung cấp dịch vụ mới

Hãy chọn cho mình nhà cung cấp dịch vụ chuyển đổi số tổng đài uy tín. Hãy đảm bảo dịch vụ tổng đài bạn chọn phù hợp với mục đích, nhu cầu của doanh nghiệp. Hãy tìm hiểu thông tin thật kỹ về các nhà cung cấp để có lựa chọn thích hợp nhất.

Bước 5: Gửi thư ủy quyền

Để bắt đầu quá trình chuyển đổi số tổng đài chăm sóc khách hàng, doanh nghiệp cần phải gửi thư ủy quyền. Thư ủy quyền bao gồm các thông tin cần thiết như địa chỉ, số điện thoại thanh toán và các thông tin quan trọng khác cho nhà mạng mới.

Quá trình chuyển số sẽ được thực hiện chỉ khi nhà cung cấp nhận được bản sao thư ủy quyền có chữ ký của người có thẩm quyền. Quy trình này có thể mất từ vài giờ đến vài ngày, tùy thuộc vào nhà mạng và dịch vụ mà doanh nghiệp lựa chọn.

Bước 6: Chờ phản hồi từ các nhà cung cấp

Khi đã hoàn tất quy trình gửi thư uỷ quyền, doanh nghiệp sẽ phải chờ phản hồi từ nhà cung cấp dịch vụ. Yêu cầu của bạn có thể nhận được một trong các kết quả:

  • Xác nhận yêu cầu chuyển số: nhà cung cấp dịch vụ cũ đã đồng ý chuyển đổi số cho nhà cung cấp mới, nhà cung cấp mới cũng đồng ý tiếp nhận yêu cầu chuyển đổi.
  • Cảnh báo: yêu cầu chuyển số đã bị nhà cung cấp cũ từ chối. Nguyên nhân thường là do thông tin bạn cung cấp không đầy đủ hoặc không chính xác.
  • Bị hủy: nhà cung cấp dịch vụ mới không thể thực hiện việc chuyển đổi số nên yêu cầu bị huỷ bỏ. Lúc này bạn hãy cố gắng liên lạc lại nhà cung cấp để biết được vấn đề gì đã xảy ra.

Để biết quá trình chuyển số có hoàn thành hay không, doanh nghiệp hãy kiểm tra trạng thái chuyển trực tuyến thông qua bảng cập nhật trạng thái hệ thống điện thoại.

Bước 7: Chuyển đổi hoàn thành và kiểm tra

Khi quá trình chuyển số tổng đài di động đã hoàn tất, doanh nghiệp đừng quên thực hiện một vài cuộc gọi thử nghiệm (trong nước và quốc tế) để kiểm tra tình trạng kết nối và chất lượng cuộc gọi. Nếu gặp trục trặc gì hãy báo ngay cho nhà cung cấp dịch vụ để khắc phục kịp thời.

Dịch vụ tổng đài di động – hỗ trợ chăm sóc khách hàng tốt hơn

Tổng kết

Với mỗi nhà cung cấp sẽ có từng phương thức chuyển số tổng đài chăm sóc khách hàng riêng. Tuy nhiên, về cơ bản, bạn chỉ cần thực hiện theo 7 bước trên thì có thể thực hiện quá trình chuyển số tổng đài di động một cách dễ dàng và nhanh chóng. Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết, chúc bạn thành công!

7 bước đơn giản chuyển đổi số tổng đài chăm sóc khách hàng
Chuyển lên trên